Offentlig handling

Om jag skriver ett brev till kommunen, blir det en offentlig handling?

Din korrespondens (brev, fax, e-post osv.) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra.

Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

Kan jag få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Hur snabbt kan jag få se en handling?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I princip innebär detta att om handlingen på ett enkelt sätt kan tas fram vid ett personligt besök bör du få den med en gång. Du kan också beställa handlingar per telefon, brev eller e-post.

Var finns handlingarna?

Kommunen måste förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. Allmänna handlingar som ska diarieföras registreras i diarier som är offentliga och som man kan begära utdrag ur. I kommunarkivet förvaras avslutade diarieförda ärenden samt kommunens övriga allmänna handlingar. Kommunarkivet svarar för att detta sker enligt arkivlagen.

Får jag ta med handlingarna hem?

Nej, men du kan läsa handlingarna på stället, skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunen tar ut en avgift för kopieringen.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.

En särskild lag, sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också exempelvis handla om e-post, video- eller bandupptagningar.

En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.

Måste jag identifiera mig när jag vill se en handling?

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.

Kan jag överklaga om jag nekats att få ta del av en handling?

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.

Offentlighetsprincipen - rör den mig?

Ja, i högsta grad. För att du ska kunna utnyttja dina medborgerliga rättigheter är det nödvändigt att känna till vad offentlighetsprincipen innebär, nämligen:

Rätten för alla, svenskar och utländska medborgare, att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Syftet är att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.